Ø Factor tipe pemimpin rapat atau peserta rapat
a. Situasi
b. Keadaan
c. Karakter
d. Pengetahuan
e. Suasana
hati
Tipe pemimpin rapat
1. Tipe otoriter : pemimpin rapat merupakan pihak
yang paling dominan dan paling mengetahui segala hal. Pemimpin ini menentukan
apa kegiatan kelompoknya tanpa memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk
memberikan pendapat atau saran. Pemimpin ini tidak terlibat dalam kelompok,
tetapi hanya memberi perintah apa yang harus dikerjakan sehingga peserta rapat
hanya bersifat statis dan menunggu perintah dari atasannya saja. Ciri: sebagai dictator, sifat apatis, agresif,
tidak adanya musyawarah, memberi perintah.
2. Tipe demokratis : ciri tipe ini adalah bersifat
terbuka dan memberi kesempatan kepada pesertanya untuk berperan aktif dalam
menentukan tujuan kelompok. Pemimpin rapat terlihat langsung dalam interaksi
kelompok dan keputusan di ambil berdasarkan hasil musyawarah sehingga peserta
rapat merasa bertanggung jawab terhadap hasil keputusan rapat. Ciri : bukan dictator bukan di tengah-tengah,
stimulasi anggota-produktif, tindakan sesuai kepentingan dan kesanggupan
bersama, terbuka atas saran, kritik, sharing power dan authority, kekeluargaan
dan persatuan.
3. Tipe laissez-faire : memberikan kebebasan kepada
peserta rapat untuk mengambil langkah-langkah sendiri dalam menghadapi segala
sesuatu. Pemimpin rapat bersifat pasif. Ciri :
membiarkan bawahan, tidak ada control dan koreksi, tanpa memberi petunjuk dan saran,
tanggung jawab dan kekuasaan simpang siur.
4. Tipe pseudo-demokratis : demokratis
semu, manipulasi diplomatic, keputusan akhir pada pemimpin.
Fungsi pemimpin rapat :
a. sebagai
pengarah,
b. sebagai
layar pemantul,
c. sebagai
penengah jika ada ketegangan,
d. sebagai
pencari jalan,
e. sebagai
pemberi semangat,
f. sebagai
penyimpul dan penentu keputusan.
Tipe peserta rapat :
1. Tipe pemersatu: bertindak sebagai juru damai jika
terjadi perselisihan antara kelompok yang lain dengan cara mencari persamaan
dari berbagai pendapat dengan meredakan emosi selama rapat berjalan. Ciri : berjiwa besar, penuh pengertian, sabar,
tekun dalam menghadapi segala sesuatu, toleransi cukup besar.
2. Tipe perantara: bertindak sebagai perantara yang
menjembatani kepentingan antar kelompok dan memberikan penjelasan kepada
peserta rapat yang tidak jelas tentang pendapat yang dikemukakan peserta rapat
yang lain. Ciri: pandai bergaul, berwibawa, dapat
dipercaya, dan penampilan menyakinkan.
3. Tipe pendengar : bersifat pasif dan tidak aktif dalam
kegiatan kelompok mereka tidak memberikan sumbangan pendapat, usul dan
saran/tidak ikut memecahkan permasalahan yang dihadapi. Kurangnya keterlibatan
tipe peserta ini karena dipengaruhi oleh factor
kurangnya pengalaman, kurang pengetahuan, pemalu, kurang bergaul, dan tidak
mempunyai kepercayaan diri.
4. Tipe pemberi semangat: mempunyai sifat penggerak yang
akan memberikan semangat jika suatu rapat berjalan lesu atau tidak menghasilkan
suatu pembahasan masalah. Ciri : memiliki
kemauan dan kemampuan kerja yang tinggi, bermoral, mempunyai disiplin kerja
yang tinggi, pandai membaca situasi, dan berwibawa atau disegani oleh siapa
saja.
5. Tipe inisiatif : Memiliki banyak idea tau inisiatif
untuk memulai pembicaraan atau pembahasan masalah. Ciri
: rajin, tekun dalam menghadapi segala pekerjaan dan tantangan, serta mempunyai kreativitas yang tinggi.
Apabila rapat berjalan kurang lancar, maka tipe peserta rapat ini akan
memberikan pemecahan masalah dengan cepat.
6. Tipe pemberi Informasi : peserta rapat
ini bertindak sebagai penyalur informasi karena memiliki pengetahuan dan
pengalaman cukup banyak yang berguna untuk memecahkan permasalahan dalam
organisasi. Ciri : mudah bergaul dan dapat
dipercaya
7. Tipe penyerang : bersikap banyak menentang terhadap
masalah yang dibicarakan sehingga cenderung menimbulkan perdebatan yang
berkepanjangan. Tipe penyerang terkadang tanpa alasan yang masuk akal
mengadakan penyerangan terhadap pendapat yang dikemukakan oleh peserta rapat
yang lain dan tidak menghiraukan pendapat tersebut betul atau salah. Apabila
pemimpin rapat tidak segera mengambil keputusan secara cepat dan tepat, maka
dapat berakibat perpecahan dalam kelompok.
Fungsi peserta rapat :
a. sebagai
penyumbang data,
b. sebagai
penyimpul dan perumus kesimpulan,
c. sebagai
penyumbang data,
d. sebagai
penerima hasil keputusan,
e. sebagai
pembantu pemimpin
Sistematika menulis rapat
:
a) Menggunakan
istilah yang relevan
b) Tidak
bertele-tele
c) Menggunakan
EYD
d) Tidak
menggunakan bahasa baku
Notula yaitu
laporan tentang hasil pembicaraan permasalahan tertentu dalam sebuah rapat
organisasi. Apabila rapat diwakili oleh pimpinana seorang diri, maka notula
dapat diminta dari perusahaan kolega yang menjadi tuan rumah, kemudian dibuat
arsip sebagai bahan pembuktian di kantor sang pejabat.
Syarat yang harus dimiliki
oleh notulis :
1. Cerdas
dan tanggap/cekatan dalam mendengar.
2. Teliti
dan cekatan dalam menulis
3. Memiliki
kemampuan berbahasa asing, khususnya bahasa inggris
4. Mampu
berkomunikasi secara verbal dengan attitude yang baik
5. Mampu
memilih inti kalimat yan grelevan untuk ditulis ataupun tidak ditulis
6. Berani
untuk bertanya atas sebuah penuturan yang dirasa kurang jelas dari sang
komunikator
7. Memiliki
kemampuan menulis yang cepat
8. memiliki
kapasitas keterampilan menyelaraskan antara pengolahan data degan kebutuhan
akomodasi atas segenap gagasan yang dilontarkan oleh orang lain
9. menguasai
motoda atau teknik menulis yang benar sesuai kaidah dan sistematik
10. cepat
dalam mengelola kembali catatan kasarnya menjadi sebuah notal yang baik dan
siap untuk didistribusikan kepada semua pihak yang menginginkannya terutama
yang berhalangan hadir
Fungsi Notula :
a. sebagai
pedoman bagi pemimpin rapat dalam pengambilan keputusan
b. pedoaman
untuk menyelenggrakan rapat selanjutnya
c. pedoaman
bertindak
d. sebagai
rekaman rapat terakhir
e. bukti
kronologis sejarah hitam diatas putih
f. sebagai
alat pengingat
g. sebagai
bahan informasi bagi yang tidak hadir
Jenis Notula :
1. notula
harfiah : catatan yang bersifat panjang lebar dan detail yang merekam semua
pembicaraan jenis apapun termasuk presentasi, sanggahan, kritik, dan Tanya
jawab dari semua peserta rapat. Semua itu ditulis apa adanya tanpa diringkas.
Jadi persis seperti tape recorder yang tertulis. Gunanya agar semua pihak dapat
mengingat kembali setiap kalimat dan arah pembahasan yang telah terjadi
sebelumnya selam diruang rapat.
2. Notula
ringkasan/risalah : laporan berjalannya rapat mulai dari awal hingga akhirm
tetapi dalma bentuk yang sudah diringkas. Hal-hal yang perlu ditulis dan yang
tidak perlu sudah difilter sebelumnya, tanpa mengurangi makna dan tujuan
pembuatan notula. Jadi hanya sekedar memenuhi kinerja yang efisien. Selain itu
guna dari risalah juga untuk menyederhanakan kalimat pada inti pembicaraannya
saja tanpa berbelit-belit. Dengan demikian pembaca dapat lebih memahaminya
degna lugas dan jelas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar